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Outsourcing: Cloud-Sourcing, aber richtig!

Besonders kleine und mittlere Unternehmen können vom Outsourcing von Anwendungen und Speicherkapazitäten profitieren. 15 Tipps, die man beachten sollte, bevor ein IT-Outsourcingprojekt angedacht werden kann.

Was eine Rechnerwolke ist, hat sich mittlerweile schon herumgesprochen. Was eine solche kann, ebenfalls. Auch die Vorteile, die das Geschäftsmodell mit sich bringt, kennen schon die meisten. Was heute noch vielerorts fehlt, das ist der Überblick im Angebotsdschungel zwischen Managed Services, klassischem Outsourcing und der Cloud.

Die Übergänge zwischen den verschiedenen Outsourcingmodellen sind fließend, ein klassisches Outsourcing meint meist lange Vertragdauern und die Übernahme von Personal. Managed Services ist dem Outsourcing ähnlich, aber flexibler und mit kürzeren Vertragsdauern. Und den höchsten Grad an Flexibilität erreicht die Cloud. Die beiden IBM-Experten Martin Chaloupek und Ronald Dorfbauer gaben dem Industriemagazin Tipps, worauf man achten sollte, wenn man Teile der Unternehmens-IT oder vielleicht sogar die ganze IT auslagern möchte.

1. Definieren Sie Ihr Ziel!

Was soll mit dem Outsourcing überhaupt erreicht werden? Sollen damit die Kosten gesenkt werden oder die Qualität von bestimmten IT-Services verbessert? Oder gehen demnächst ein paar altgediente Mitarbeiter in den Ruhestand und es würde zuviel Zeit und Energie kosten, neue Mitarbeiter einzuschulen um diese Positionen nachzubesetzen? Sehr häufig wollen Unternehmen, die ein IT-Outsourcing planen, damit erreichen, dass sich ihre hauseigene IT auf  ihre Kernkompetenzen konzentrieren kann. Es kann also auch ein Ziel sein, die Rolle der IT-Abteilung im Unternehmen zu stärken.

2. Ziehen Sie klare Grenzen!

Wer nicht an ein Komplettoutsourcing denkt, sondern Teilbereiche seiner IT in ein Managed Service übergeben will, muss diese Teile ganz klar definieren. Die Auswahl einer ganz konkreten Plattform oder Softwareumgebung ermöglicht auch, die Schnittstellen zu den anderen Bereichen der Unternehmens-IT deutlich herauszuarbeiten.

3. Wählen Sie die richtigen Services aus!

Nicht jedes IT-Service ist gleichermaßen für das Outsourcing geeignet. Als Faustregel gilt, je standardisierter ein Service ist, desto eher kann es aus dem Haus gegeben werden. Der Outsourcingklassiker schlechthin ist daher das Mailingsystem, das Produkt ist hoch standardisiert, es sind nur relativ wenige Parameter zu definieren – Größe der Mailbox, Anzahl der User, welche Performance ist gewünscht. Noch einfacher ist es beim Storage, da wird der Grad an Verfügbarkeit bestimmt und wieviel Gigabyte benötigt werden. Ebenso gut geeignet für ein Managed Service ist der Basisbetrieb von SAP oder anderen ERP-Systemen.

4. Erheben Sie Ihren Bedarf!

IT-Leistungen sind etwas abstraktes, der Enduser wird daher meist mehr fordern als er tatsächlich benötigt. Natürlich wäre es angenehm, wenn das Mailingsystem 365 Tage im Jahr rund um die Uhr zur Verfügung steht. Aber man muss sich bewusst sein, dass auch hier die Leistung den Preis bestimmt. Wer mehr fordert als er braucht, wird also auch mehr bezahlen. Der Bedarf wird erhoben, indem man auf der technischen Ebene den Ist-Zustand erhebt und in den Fachabteilungen eruiert, ob das ausreichend ist.

5. Legen Sie die Messlatte fest!

Bevor man ins Outsourcing geht, sollte man wissen, wieviel die hauseigene IT bislang selbst für die Erbringung dieser IT-Services aufgewendet hat  und welche Leistungen sie erbracht hat. Das ist die Messlatte für den zukünftigen IT-Provider. Er muss besser oder günstiger sein – im Idealfall beides.

6. Definieren Sie die zu erbringende Leistung ganz genau!

Wie jeder andere Dienstleister macht auch ein IT-Provider nur genau das, wozu er sich vertraglich verpflichtet hat. Bei der Vertragserstellung ist also darauf zu achten, dass nichts übersehen wird – welche Leistung ist zu erbringen, wie schnell muss der Provider bei Problemen reagieren, wann darf das System gewartet werden, wie groß dürfen diese Wartungsfenster sein. Erst diese Service Level Agreements definieren den Wert der Dienstleistung.

7. Stellen Sie die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften sicher!

Gerade international aufgestellte Unternehmen sind mit einer Vielzahl gesetzlicher Normen konfrontiert, der Kunde muss von sich aus beim IT-Provider die Einhaltung von Compliance-Richtlinien einfordern. Auf der sicheren Seite ist man mit Anbietern, die mit ISAE 3402 zertifiziert sind, auch Gütesiegel können einen Anhaltspunkt geben – aber nicht jedes, da muss man schon genauer hinschaun, sehr zu empfehlen ist etwa das Eurocloud-Label.

8. Nutzen Sie die Flexibilität der neuen Verrechnungsmodelle!

Der IT-Markt befindet sich derzeit im Umbruch. Statt der klassischen Projekte, die in Manntagen abgerechnet wurden, geht es einerseits immer mehr in die Richtung von Pauschalierung und Generalunternehmerverträgen, andererseits in die Richtung einer verbrauchsbezogenen Abrechnung in der Cloud. Es wird also nur mehr die Leistung bezahlt, die auch tatsächlich erbracht wurde. Ein Unternehmen, das punktuell große Rechnerkapazitäten braucht, sei es für einen Monatsabschluss, sei es für einen Akkustiktest bei einem neuen Produkt, muss diese Rechnerkapazitäten, die es ja nur wenige Wochen oder Tage benötigt, nicht mehr aufbauen und das ganze Jahr vorhalten – stattdessen bezieht es die Rechnerleistung aus der Cloud, genau dann und in dem Ausmaß, in dem diese Kapazitäten auch benötigt werden.

9. Stellen Sie Ihre IT schlank auf!

Die Flexibilität der Cloud macht Sicherheitsdenken bei IT-Kapazitäten obsolet. Man muss heute nicht mehr überlegen, welchen IT-Bedarf man in zwei Jahren haben könnte. Unternehmensaquisitionen oder das Abstoßen von Unternehmensteilen, schwankender Geschäftsgang, rasches Wachstum, Mitarbeiteraufstockungen, Projekteinbindung externer Zulieferer – aus Sicht des IT-Betriebs alles kein Problem mehr. In der Cloud wird nur das gebucht, was gerade aktuell benötigt wird.

10. Erheben Sie Ihr bestehendes IT-Risiko!

Viele Unternehmen können im Eigenbetrieb über Jahre hinweg die Verfügbarkeit und Performance ihrer geschäftskritischen IT-Anwendungen sicherstellen, ohne dass es nennenswerte Probleme gibt. Gegen Risikos wie größere Hardwaredefekte, einem Brand oder einer Überschwemmung im Bereich der Server sind aber sie aber nicht abgesichert. Da fehlt eine Katastrophenvorsorge, etwa in Form einer Spiegelung der Systeme an einem anderen Standort, um den IT-Betrieb in angemessener Zeit wieder herstellen zu können. Ein IT-Stillstand kann zu sehr hohen Folgekosten führen, die im Extremfall die Existenz des Unternehmens bedrohen. Wieviele Tage oder Wochen ein Unternehmen ohne seine IT überleben kann, ist von Fall zu Fall verschieden. Ein Industrieunternehmen sollte sich besonders genau die IT-Anwendungen ansehen, die die Produktion und Auslieferung der Waren sicherstellen.

11. Achten Sie auf Ihre Verbindung!

Ein ganz entscheidender Faktor bei jeder Form von IT-Auslagerungen ist die Datenleitung. Die ganze IT-Power des Providers nützt dem Unternehmen wenig, wenn sich zwischen Kunde und Dienstleister ein Nadelöhr befindet. Dabei kommt es nicht nur auf die Kapazität der Anbindung an, auch die Verfügbarkeit muss sichergestellt werden. Und die erreicht man am besten mit einem zweiten Internetprovider, der parat ist, wenn der erste ausfällt. Ebenso wichtig ist die Datenleitung zwischen den einzelnen Unternehmensstandorten, dabei muss berücksichtigt werden, dass die Leistungsschwankungen erheblich sein können, das Netzwerk muss also entsprechend großzügig ausgelegt sein.

12. Erkennen Sie neue Möglichkeiten!

Die Cloud ist nicht einfach nur eine technische Innovation. Sie ist ein neues Geschäftsmodell und eröffnet dem Kunden auch neue Möglichkeiten, sein eigenes Geschäft zu sehen und zu betreiben. Das Verrechnungsmodell und die Skalierbarkeit erlauben es dem Unternehmen, seinen Kunden Dienstleistungen im Internet anzubieten, für die ihm bislang die Kapazitäten, das Know-how oder schlicht das Budget gefehlt haben.

13. Nutzen Sie die Innovationskraft Ihrer IT-Abteilung!

In vielen Fertigungbetrieben wird die IT als notwendiges Übel betrachtet, daher wird gern übersehen was die IT-Abteilung  in die Innovationsdiskussion einbringen kann. Informationstechnologie birgt viele Möglichkeiten in sich, die IT-Spezialisten können erfolgreiche Konzepte aus anderen Branchen für die Zwecke des Unternehmens adaptieren.

14. Finden Sie heraus, welche Stärken Ihre IT-Abteilung hat!

Jeder hat seine indivduellen Stärken und Schwächen. Das gilt auch für ganze Unternehmensteile, dort hat man große Kompetenz aufgebaut, die Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen funktioniert sehr gut, da verfügt man nur über Grundkenntnisse und kann keine Impulse für das Business liefern. Dort wo die IT-Abteilung schwächelt, macht ein Outsourcing doppelt Sinn. Denn so holt man zusätzlich Ideen und Innovationskraft ins Unternehmen.

15. Lösen Sie sich von überkommenen Vorstellungen!

Früher galt die Faustregel, dass der Provider ähnlich wie der Kunde aufgestellt sein sollte: Große Kunden, große IT-Dienstleister, mittelständische Kunden, mittelständische Dienstleister. Das gilt heute so nicht mehr. Der Weltkonzern IBM hat durchaus Kunden mit zehn bis zwanzig Mitarbeitern. Der Gradmesser, welcher Provider zu welchem Unternehmen passt, ist heute vielmehr die Internationalität der Unternehmenstätigkeit. Ein global tätiges Unternehmen braucht auch einen IT-Dienstleister, der ihm in jeden Winkel der Welt folgen kann.

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